Управление дебиторской задолженностью

Опубликовано: 27.09.2021
Время на чтение: 12 мин.
Просмотров:

Содержание статьи

Управление дебиторской задолженностью необходимо любой компании, которая занимается активными продажами и имеет широкую сеть контрагентов. Это наличие оборотных средств, поддержание здорового баланса, своевременная реакция на возникающие просрочки, а также поиск возможностей закрыть долг или передать его другой компании. Грамотное управление – способ решить проблемы, которые могут возникнуть при сотрудничестве с любыми контрагентами.

Жизненный цикл дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — естественная часть хозяйственной деятельности любого предприятия. Ее виды:

  • виртуальная — договоренности уже есть, однако самого долга еще нет, ни одна сторона не исполнила обязательства;
  • текущая — кредитор ожидает, пока дебитор выполнит обязательства, например, перечислит денежные средства, но предельная дата погашения еще не наступила. Если вторая сторона вовремя погасит долг, на этом существование дебиторской задолженности закончится. Если нет — та перейдет в просроченную;
  • просроченная — дебитор не выплатил деньги вовремя, хотя срок погашения уже прошел. На этом этапе кредитор может договориться о рассрочке или отсрочке платежа, решить проблему внесудебными методами. Такая задолженность может разделяться на две категории: сомнительная и безнадежная;
  • сомнительная — просрочка есть, однако существует шанс вернуть деньги внесудебными или судебными методами взыскания;
  • безнадежная — срок исковой давности прошел либо дебитор ликвидировал предприятие. Получить средства невозможно.

С какими проблемами может столкнуться компания

Основная проблема с дебиторской задолженностью — пока она не погашена, часть капитала компании как бы заморожена. Средства находятся у контрагента и будут возвращены через какое-то время — но нужда в них может возникнуть и раньше. Большой размер дебиторки приводит к тому, что компании приходится увеличивать общий объем оборотных средств. Кроме того, она начинает сильнее зависеть от других организаций. А если дебитор по какой-то причине просрочит выплату, компании придется организовать мероприятия по ее взысканию.

Постройка системы управления дебиторской задолженностью

Для организации важно заранее разработать эффективную систему управления дебиторской задолженностью. Если процессы отлажены, а специалисты полностью ориентируются в ситуации, компании будет проще принять меры по возврату «замороженных» средств в оборот и отреагировать, если что-то пойдет не так. Следует ответственно отнестись к планированию и управлению рисками: это можно сделать силами штатных сотрудников или профессионалов с аутсорса. Нужно, чтобы в компании был налажен документооборот, а в делах не было беспорядка. В противном случае даже сами сотрудники могут запутаться и неверно оценить состояние дебиторки.

Анализ структуры задолженности

На этом этапе нужно полностью сформировать структуру дебиторской задолженности компании, определить, кто и в каком размере должен организации деньги или товар, сопоставить даты. Можно составить схему или таблицу, которая прояснит состояние дебиторской задолженности. Основные показатели для анализа:

  • общая сумма долга, количество дебиторов и размер задолженности каждого из них;
  • доля дебиторки в общем финансовом портфеле (активах) организации;
  • распределение долгов по датам возникновения и погашения: от виртуальных до просроченных;
  • сегментация по размеру обязательств.

Формируются понятия рабочей, то есть допустимой, и критической задолженности. Это лимиты, достижение которых сигнализирует: нужно усилить или ослабить контроль за взысканием. На основе полученных данных можно составить стратегию управления: с какими контрагентами лучше инициировать переговоры о возврате, когда стоит обращаться в суд. Не стоит допускать возникновения слишком большой задолженности — например, когда компания кредитует собственных покупателей или дает значительную отсрочку по оплате.

Назначение ответственных людей

Следующий этап — распределение обязанностей по работе с дебиторской задолженностью. Это могут быть бухгалтеры, юристы, клиентские менеджеры, а также специалисты сторонней компании, например, коллекторского агентства. Обычно, если задолженность небольшая, ответственность возлагается на одного-двух сотрудников, а если объемы велики — на целую юридическую или финансовую службу. Компания, для которой контроль дебиторской задолженности — остро стоящий вопрос, может создать единый отдел по работе с долгами. Следует заранее озаботиться вопросами компетенции и мотивации сотрудников, иначе есть риск, что нужные работы не будут проведены грамотно и в срок. Впрочем, эту проблему может решить передача обязанностей на аутсорсинг.

Выстраивание работы с задолженностью

На следующем шаге компания определяет, какие меры взыскания будет применять, планирует алгоритм и программу действий. Прорабатываются тактика и стратегия, создаются соответствующие бизнес-процессы. Если работа возложена на штатных сотрудников, понадобится также структурировать их деятельность, разграничить сферы ответственности и ввести систему мотивации. Нередко используется KPI. На этом же этапе проводится обучение сотрудников и создаются системы учета, чтобы отслеживать состояние дебиторской задолженности и эффективность работ. Словом, создается база для дальнейших действий по взысканию и управлению.

Расчет показателей

Чтобы определить, с какими дебиторами работать в первую очередь, специалисты рассчитывают данные:

  • абсолютный показатель просроченной задолженности. Показывает, сколько всего в денежном эквиваленте компании должны контрагенты;
  • коэффициент оборачиваемости и оборачиваемость дебиторской задолженности. Первое число показывает, как часто задолженность оборачивается, то есть превращается в капитал и обратно. Второй показатель определяет средний срок одного оборота в днях. Чем больше оборачиваемость, тем больше компании нужно вкладывать в капитал, чтобы компенсировать «замороженные» средства;
  • средний срок погашения. Рассчитывается на основе коэффициента оборачиваемости;
  • ликвидность того или иного долга. Ликвидной задолженностью считается та, что имеет быстрый оборот, не имеет просрочек и закрывается в срок. Еще один признак высокой ликвидности — возможность рефинансировать задолженность, например, передать другому кредитору без дисконта и потери средств.

На основе этих показателей делаются выводы о специфике дебиторской и кредиторской задолженности, составляется план работ.

Непосредственные меры

Когда все подготовлено, ответственные сотрудники приступают к работе. Управление может включать в себя ряд методов:

  • периодический анализ состояния задолженности;
  • поиск информации, связь и переговоры с дебиторами, которые допустили просрочку;
  • проведение мер внесудебного взыскания;
  • подготовку претензий и исковых заявлений, если просроченная задолженность достигла критического срока и есть необходимость разбираться в судебном порядке;
  • отстаивание позиции кредитора в суде;
  • работу со сложными ситуациями, например, если дебитор находится в процессе ликвидации или банкротства;
  • поиск оптимальных решений, если компании нужно срочно вернуть в оборот «замороженные» средства — например, можно воспользоваться цессией или факторингом.

Перечисленные меры требуют участия бухгалтеров, юристов и финансовых специалистов. Так ниже риск пропустить важные вехи. Чтобы специалисты работали эффективно, стоит еще на предыдущих этапах подготовить компетентных сотрудников или обратиться к аутсорсу.

Методы работы с дебиторской задолженностью

Меры по управлению дебиторской задолженностью на предприятии обычно сводятся к тому, чтобы быстрее высвободить «замороженные» средства. Компания стремится вернуть деньги в оборот и для этого может передавать права на взыскание третьим лицам, привлекать финансирование под обеспечение дебиторской задолженностью, выпускать ценные бумаги.

Страхование задолженности

Это одна из мер, которые предпринимаются заранее, еще до того, как с дебиторской задолженностью возникнут проблемы. Ее можно застраховать — это поможет избавиться от рисков неплатежа. Если дебитор не выплатит деньги в срок, убыток компенсирует страховая компания. Такой подход более надежен, но актуален в первую очередь для крупных компаний: массовое страхование задолженности не слишком распространено в России, и ставки страховщиков довольно высокие. Небольшая организация может потерять на оплате страховых услуг больше, чем получить за счет страховки, а большой обычно выгоднее застраховать задолженность целиком — не по отдельным контрактам. Здесь важно уметь тщательно просчитывать выгоду.

Оформление векселя

Дебиторская задолженность может быть представлена как вексель, в котором четко оговорены сроки возврата. Этим видом ценных бумаг сейчас пользуются реже, но он имеет долгую историю применения и зарекомендовал себя высокой способностью к оборачиваемости. Вексель в случае необходимости можно использовать как обеспечение при взятии займа или перепродать банку с дисконтом — эта бумага открывает возможность избавиться от дебиторской задолженности с малыми потерями.

Секьютиризация

Это выпуск ценных бумаг, доходность которых обеспечена активами и денежными потоками компании — например, возвращенной дебиторской задолженностью. По сути, дебиторская задолженность трансформируется в ценные бумаги, которые продаются инвесторам — это дает возможность быстро вернуть в оборот деньги, пока ещё находящиеся у дебитора. Обычно этот метод используется банками, но секьютиризацию в России проводили и другие компании — в основном крупные. Для небольших организаций эта мера не слишком актуальна, так как могут возникнуть сложности с поиском инвестора. При использовании механизма секьютиризации стоит помнить: компания может столкнуться с проблемами, если дебитор решит не возвращать задолженность. Особенность процедуры — размывание рисков, к которому нужно быть готовым.

Цессия

Так называется смена кредитора — передача прав требования по задолженности другой компании. В основном цессия носит возмездный характер: безвозмездной она бывает редко, в основном в ситуациях, когда права передаются дочерней компании или новому юридическому лицу той же организации. Цессионарий, новый кредитор, обычно выкупает права с дисконтом — предыдущий кредитор теряет часть средств, зато имеет возможность быстро вернуть деньги в оборот. Цессия обычно используется, если компании нужно срочно избавиться от задолженности. Банки и МФО применяют ее для просроченных займов, чтобы снять с себя необходимость возвращать долг самостоятельно. Кроме того, так можно покрыть часть убытков, если задолженность не собираются возвращать.

Факторинг

Иногда его называют частным случаем цессии — в ходе этой сделки также происходит передача прав требования. Но основная цель факторинга — финансирование, а не смена кредитора. Эта сделка используется, если компании требуются свободные финансы: новый кредитор финансирует старого, а оплатой становятся права требования на дебиторскую задолженность. Факторинг может сопровождаться комплексом дополнительных услуг, которые предоставляет новый кредитор. Можно сказать, что эта мера управления напоминает секьютиризацию, но без выпуска ценных бумаг — все происходит на основе контрактов.

Форфейтинг

Это передача долговых обязательств форфейтору — третьей стороне, которая выкупает задолженность, оформленную в виде ценных бумаг. Процедура форфейтинга подразумевает, что форфейтор берет на себя все риски возможного невозврата. Продавец же таким образом избавляется от дебиторской задолженности: получает деньги от форфейтора и исключает для себя возможные риски. Эта процедура в основном применяется для внешнеэкономических операций при сотрудничестве с зарубежными компаниями. С первого взгляда ее легко перепутать с цессией и факторингом, однако между тремя понятиями есть существенные различия в правоприменении и деталях.

Галочка Читайте также: Взыскание задолженности Стрелка

Меры работы с просроченной задолженностью

Политика управления дебиторской задолженностью подразумевает и комплекс действий, которые компания предпримет, если та окажется просрочена. Такое бывает по разным причинам: изначальная недобросовестность дебитора, непредвиденные финансовые проблемы, сложности с коммуникацией. Если ситуацию не получится разрешить внесудебными методами, возможно, понадобится обращаться в арбитражный суд — но этой мерой предпочитают пользоваться в последнюю очередь.

Переговоры с дебитором

Первое, что компания обычно делает в случае неуплаты задолженности в срок, — инициирует переговоры лично или дистанционно. Важно не просто напомнить дебитору о существовании задолженности, а уточнить, чем вызвана просрочка, и предложить варианты разрешения проблемы. Например, дебитору, у которого возникли финансовые сложности, можно предложить отсрочку или рассрочку, а позже закрепить это отдельным соглашением. Желательно еще до переговоров проанализировать информацию о состоянии бизнеса дебитора, которая находится в открытом доступе. Это поможет лучше понимать ситуацию.

Внесудебные договоренности

Вариантов разрешения проблемы несколько. Кроме соглашения о новых сроках, это могут быть законные внесудебные методы погашения задолженности. Например, новация, когда старая договоренность заменяется новой на других условиях. Или отступное, при котором дебитор компенсирует задолженность другим имуществом либо денежными средствами. Кроме того, кредитор вправе избавиться от просроченной дебиторской задолженности с помощью методов, описанных выше, например, передать ее по договору цессии другой компании. Такое применяется:

  • если дебитор является кредитором по отношению к третьей компании, которая хочет взаимно закрыть обязательства;
  • если у другой организации больше возможностей по взысканию просроченной задолженности и выше шанс получить средства или товар от дебитора.

Во втором случае задолженность обычно передается с существенным дисконтом: кредитор теряет часть средств, но полностью закрывает необходимость самостоятельно взыскивать задолженность.

Подача претензии

Если внесудебные методы разрешения ситуации не помогли, кредитор имеет право подать претензию к дебитору. Это мера, которую необходимо соблюсти перед подачей искового заявления в суд — если на нее не будет реакции, компания имеет право инициировать судебное разбирательство. Претензия как самостоятельная мера редко дает результат, чаще она используется в качестве формальности перед судом. Она считается досудебным методом взыскания, после нее обычно следует судебное разбирательство. Претензии и обращение в суд — мера для проблемных задолженностей, которые не получается взыскать добровольно с помощью переговоров. Важно соблюсти сроки так, чтобы задолженность не успела стать безнадежной.

Судебное разбирательство

Когда иные методы исчерпаны, а на претензию дебитор не отреагировал, кредитор имеет право обратиться в арбитражный суд для урегулирования ситуации. Если требования истца законны, судебный орган, как правило, выносит решение в его пользу — инициируется исполнительное производство, а обязанности по взысканию переходят к судебным приставам. Перед обращением в суд истцу стоит собрать пакет документов, которые подтвердят для судьи существование просроченной задолженности.

  • У службы судебных приставов больше полномочий: они имеют право арестовать счета дебитора или принудительно взыскать его имущество.
  • Возможные варианты решения в этой ситуации — добровольное сотрудничество дебитора с приставами или принудительное взыскание. Возможно также закрытие производства, если сотрудники ФССП не нашли имущества, которое можно взыскать.
  • Со стороны истца работа не заканчивается. Важно оставаться на связи с приставами, просить отчитываться о действиях, напоминать о себе — так сотрудники не забудут о деле.

Как ЭОС может помочь в управлении дебиторской задолженностью

Отделение ЭОС «Россия» для работы с корпоративными клиентами готово помочь во всех сложных моментах управления дебиторской задолженностью.

  • Проанализируем структуру долга, его размеры и риски, составим стратегию управления, сообщим об оптимальных исходах в конкретной ситуации.
  • Разработаем меры взыскания просроченной задолженности в рамках законодательства, так, чтобы не навредить репутации клиента.
  • Сопроводим дебиторскую задолженность на всех этапах вплоть до судебного разбирательства или добровольного погашения. Предоставим помощь квалифицированных юристов, которые используют в работе актуальные методики.

ЭОС — международная компания, собравшая опыт европейских стран и действующая в соответствии с мировыми стандартами. Мы готовы помочь Вам в работе с дебиторской задолженностью, в том числе во взыскании. Свяжитесь с нами: мы предоставим Вам консультацию и ознакомим со всеми подробностями.

Автор: ЭОС Россия

Вас может также заинтересовать:

Вы не прошли проверку рекапчи!