Досудебный порядок урегулирования спора: особенности и требования

В большинстве случаев участники договорных отношений выступают за досудебное урегулирование споров. Если обе стороны согласны на этот шаг, процесс выглядит достаточно просто:

1. Одна сторона направляет претензию другой стороне, нарушившей свои обязательства. Как правило, требования отправляются в виде неофициального электронного письма или обычного звонка руководителю. Однако такой вариант не будет являться доказательством соблюдения досудебного порядка урегулирования спора. Лучше всего сразу направлять претензию в виде письменного документа с требованиями заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на юридический адрес организации.
2. Вторая сторона, рассмотрев претензию, соглашается ее удовлетворить. Например, должник признает просрочку и предлагает способы возврата долга.
3. Стороны совместно разрабатывают механизм решения проблемы. Должник добровольно исполняет свои обязательства, конфликт исчерпывает себя, и спор не доходит до суда.

К сожалению, не редко вторая сторона игнорирует претензии, которые ей направляют. В такой ситуации стоит обращаться к специалистам, способным разработать эффективный механизм урегулирования спора. Сотрудники компании ООО ПКО ЭОС регулярно сталкиваются с подобными случаями и действуют следующим образом:

• Если об этом есть письменная договоренность между сторонами, иск изначально подается не в государственный, а в коммерческий (третейский) суд. Этот орган вынесет собственное постановление, которое будет иметь юридическую силу.
• Если письменной договоренности между сторонами нет, специалисты организуют переговоры в присутствии медиатора. Кроме того, они ведут переписку с должником, которую позже можно будет представить в качестве доказательств в суде.

В ряде случаев стороны не смогут урегулировать спор в суде, если прежде они не предприняли попыток договориться самостоятельно. В таком случае иск будет либо возвращен судом, либо, если он уже принят к производству, из государственного органа придет ответ о том, что он оставлен без рассмотрения.

Иными словами, сторона, недовольная действиями другой стороны, обязана направить ей претензию, в которой содержится информация о том, что отправитель будет вынужден обратиться в арбитражный суд, если вторая сторона добровольно не восстановит нарушенное право. Если ответа на документ не поступило в установленный срок, сторона, право которой нарушено, может подавать иск.

Случаи, в которых досудебное урегулирование является обязательным, могут устанавливаться законом или договором. В отношении бизнеса такой порядок применяется в случаях, описанных в Постановлении Пленума Верховного суда РФ № 18 от 22.06.21. Согласно данному документу, досудебное урегулирование является обязательным по следующим спорам:

• о расторжении договора аренды, проката, аренды транспортных средств, аренды зданий и сооружений, аренды предприятий, финансовой аренды;
• о нарушении исключительных прав;
• о расторжении договора перевозки груза, пассажира, багажа, а также возмещении ущерба, причиненного при перевозке пассажира и багажа;
• о досрочном прекращении правовой охраны товарного знака вследствие его неиспользования непрерывно в течение трех лет
•  о заключении контрактов с государственными и муниципальными органами;
• о расторжении договора банковского счета;
• об осуществлении страхового возмещения по договору ОСАГО и т. д.

В отношении физических лиц обязательный досудебный порядок может быть установлен только если об этом прямо сказано в законе, например, в случаях выселения из квартиры или перед отключением от услуг ЖКХ. Если же законом такое требование не предусмотрено, даже если и прописано в договоре, сторона, право которой нарушено, может сразу обращаться в суд.

Досудебный порядок урегулирования споров может являться обязательным и в отношении дел, в которых ответчиком выступает государственный орган. Например, в отношении Федеральной налоговой службы (ФНС), такая практика применяется в двух случаях:

• если инспекцией ФНС России было вынесено решение об отказе в регистрации юридического лица или ИП;
• если налогоплательщик не согласен с каким-либо актом ИФНС.

В этих случаях необходимо предварительно обжаловать решение или акт ИФНС в Управлении налоговой службы по соответствующему региону, и только если они не будут отменены вышестоящей инстанцией, необходимо обращаться в суд.

Существует общее правило, согласно которому досудебная претензия должна быть направлена в срок, установленный законом или конкретным договором. Если в подписанном между сторонами соглашении срок не обозначен, принимаются во внимание временные отрезки, указанные в соответствующих законодательных актах, например:

• по общему правилу потребитель вправе предъявить продавцу (изготовителю) товара претензию по его недостаткам, если они обнаружены в течение гарантийного срока или срока годности товара;
• претензия железнодорожному перевозчику должна быть направлена в течение 6 месяцев;
• туроператору, который нарушил условия договора о реализации туристского продукта, претензия должна быть направлена в течение 20 дней с даты окончания действия договора.

Чтобы грамотно составить претензию и уладить спор без суда, рекомендуем привлечь опытных специалистов компании ООО ПКО ЭОС. Они организуют процесс направления подобных документов таким образом, что отправитель точно сможет доказать факт получения претензии второй стороной. Для этого они используют следующие инструменты: почтовые квитанции с описью вложения и уведомлением о вручении, уведомления о доставке электронных писем, копии самих претензий с подписями получателей и т. д.

Если уладить конфликт интересов все же не удается, указанные документы прикладываются к исковому заявлению. Они служат в качестве доказательств соблюдения истцом обязательного досудебного порядка урегулирования спора. Если пропустить данный шаг, арбитражный суд может оставить исковое заявление без рассмотрения или вернуть его.

В зависимости от положений, прописанных в договоре, направить претензию можно несколькими способами. Наиболее простой — выслать письмо по юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ. У такого варианта есть преимущество: претензия считается врученной даже в том случае, если вторая сторона или ее представитель не находятся по указанному адресу и претензию не получили (п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Второй способ применяется в тех случаях, когда в договоре дополнительно указан адрес, на который следует присылать юридически значимую корреспонденцию. Именно на него и необходимо направить письмо.

Третий, и наиболее современный способ — доставка претензии по электронной почте, однако он может применяться только в том случае, если в договоре отдельно прописана такая возможность. Иначе претензия не будет считаться направленной должным образом.

Прежде чем отправляться в суд, необходимо дождаться, пока истечет срок рассмотрения претензии, предусмотренный договором или законом. В отношении претензий, направляемых физическими лицами, действуют положения Закона РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей». Он актуален в случае приобретения товаров или услуг для собственного пользования. Им установлены следующие сроки рассмотрения претензий:

• от 7 до 20 дней — для замены товаров ненадлежащего качества;
• 10 дней — для возврата средств;
• 1 месяц — для обмена товаров, которые отсутствуют у продавца;
• не более 45 дней — для исправления обнаруженных недостатков.

Если претензию подает не физическое лицо, а организация или ИП, Закон «О защите прав потребителей» не применяется. В этом случае срок для ответа на претензию устанавливается в соответствии с условиями ранее заключенного договора, а при отсутствии в нем необходимых положений, отсчитывается срок, установленный ч.5 ст. 4 АПК РФ, — 30 календарных дней.

Если в срок, установленный договором или законом, ответа на претензию не последует, сторона, право которой нарушено, может подать иск в суд. Если ответчик просрочил рассмотрение претензии, суд может счесть данный факт нарушением порядка претензионного урегулирования спора. В таком случае все издержки будут сняты с истца вне зависимости от того, будет им выиграно дело или нет.

Чтобы суд рассмотрел иск и счел претензионный порядок урегулирования спора соблюденным, при составлении претензии необходимо помнить о некоторых важных нюансах.

Во-первых, необходимо четко сформулировать свои требования к другой стороне. Например, уведомив об удержании денежных средств из оплаты контрагента. Необходимо в обязательном порядке описать условия, добросовестно исполнив которые он получит вознаграждение в полном объеме.

Во-вторых, документ должен быть составлен в письменном виде и завизирован уполномоченным лицом. Претензию не может подписать представитель, не имеющий доверенности, в которой указано такое право.

В-третьих, документ должен полностью раскрывать суть проблемы. Для лучшего восприятия его рекомендуется структурировать. Несмотря на то, что утвержденной формы для составления претензии нет.

В претензию следует включить следующие разделы:

• Реквизиты. Как правило, они пишутся в правом верхнем углу. Необходимо указать данные того, кому направляется претензия: название компании, ее организационно-правовую форму, Ф.И.О. руководителя, адрес, ОГРН и т. д. Собственные данные отправителя прилагаются ниже или же располагаются в шапке на фирменном бланке.
• Описание претензии. Сначала необходимо указать реквизиты договора, условия которого были нарушены, с указанием на конкретный пункт или норму закона и описанием сути нарушения — что именно контрагент не выполнил, исполнил некачественно и т. д. Если это возможно, стоит упомянуть как, когда и каким образом были обнаружены недостатки выполненных работ, услуг или поставленных товаров.
• Требования. Следует подробно описать, каких именно действий вы ждете от оппонента. В зависимости от ситуации можно указать как одно требование, так и целый перечень. При этом важно, чтобы они были совместимы и не противоречили законодательству, например, расторжение договора, возврат долга и уплата процентов.
• Неустойка. На тот случай, если претензия касается долга, стоит рассчитать пени, которые необходимо взыскать с ответчика в случае удовлетворения основного требования о возврате денежных средств.
•  Заключение. В конце документа обычно указывают срок, отводимый для выполнения требований. Он не должен быть меньше периода, установленного договором или законом.

В большинстве случаев исход досудебного урегулирования зависит от качества проработки претензии и грамотных действий в процессе ее предъявления. Чтобы быть уверенным в результате спора, стоит привлечь юристов, имеющих опыт в сопровождении подобных дел.

ООО ПКО ЭОС поможет правильно составить претензию и возьмет на себя все вопросы коммуникации с ответчиком. Специалисты позаботятся о выполнении требований, а вы сможете сосредоточиться на своей основной деятельности. При этом обратиться к услугам компании можно на любом этапе спора, даже если иск уже отправлен в суд. Специалисты ООО ПКО ЭОС быстро придут на помощь и найдут оптимальное решение для урегулирования спора в пользу клиента.