Положение и приказ о регламенте проверки контрагентов

От выбора благонадёжных партнёров зависит стабильность бизнеса. Поэтому будущего поставщика, подрядчика или заказчика важно проверять по следующим критериям:

• платёжеспособность;
• наличие ресурсов для качественного исполнения договорных обязательств;
• хорошая деловая репутация;
• отсутствие признаков банкротства или скорой ликвидации.

Проблемы при сотрудничестве с сомнительным контрагентом могут возникнуть на основании закона № 115-ФЗ от 07.08.2001: банк вправе заблокировать расчётный счёт в случае проведения платежей в адрес подозрительной организации.

Ещё одна причина — обеспечение безопасности контролирующих лиц вашего бизнеса и стремление оградить их от субсидиарной ответственности в случае банкротства контрагента.

Большое значение добросовестность партнёра имеет с точки зрения налоговой нагрузки. В 2017 году была введена статья 54.1 НК РФ, согласно которой не допускается уменьшение налоговой базы путём искажения в документах фактов хозяйственной жизни, в том числе отражения фиктивных операций. На практике это означает следующее: например, если среди контрагентов вашей компании оказалась техническая фирма-однодневка, вам может быть доначислен налог на прибыль на основании расходов по этой сделке, а также штраф за просрочку уплаты в бюджет. По той же причине могут отказать в получении вычета по НДС.

Чтобы избежать подобного развития событий, при выборе бизнес-партнеров важно проявлять должную осмотрительность. В таком случае вы сможете продемонстрировать налоговому органу, что сделали всё от вас зависящее, чтобы удостовериться в благонадёжности контрагента. В перечень документов, которые предоставляются проверяющим в качестве доказательств, могут входить:

• положение о порядке согласования договоров и проверке контрагентов;
• соответствующий приказ по организации;
• материалы, подтверждающие соблюдение сотрудниками регламента и фиксирующие результаты оценки деловых партнёров.

Рекомендуется проверять не только новых контрагентов, но и тех, с кем вы уже давно сотрудничаете. Стоит взять за правило анализировать их финансовое состояние и деловую репутацию не реже одного раза в год.

Для объективной оценки и анализа потребуются следующие сведения о контрагенте:

1. Общие сведения:
• юридический статус;
• сфера деятельности по ОКВЭД;
• срок существования;
• адрес регистрации (не должен быть массовым);
• записи в ЕГРЮЛ относительно изменений в истории организации;
• отсутствие отметки о начале ликвидации;
• данные о руководителях организации (с точки зрения их «массовости» и номинальности, отсутствия фактов дисквалификации);
• наличие необходимых лицензий и разрешений.
2. Отношения с госорганами:
• своевременная сдача налоговой отчётности, уплата налогов и сборов в бюджет;
• отсутствие фактов привлечения к ответственности;
• отсутствие записи об организации в реестре недобросовестных поставщиков.
3. Отношения с партнёрами:
• отзывы других организаций о сотрудничестве с контрагентом;
• исполнение контрагентом обязательств по договорам;
• история судебных разбирательств организации в качестве истца и ответчика.
4. Имущественное положение:
• наличие активов, на которые может быть обращено взыскание;
• наличие материально-технической базы для исполнения договорных обязательств (производственных мощностей, транспорта, офисных и складских помещений, других ресурсов).
5. Финансовая отчётность с точки зрения прибыльности и устойчивости.
6. Штат (в частности, наличие сотрудников, соответствующих профилю предприятия).
7. Отсутствие долгов перед третьими лицами.
8. Отсутствие сведений о банкротстве в ЕФРСБ.

Это не исчерпывающий перечень, дополнительные материалы могут быть обусловлены спецификой бизнеса. Фактически вам нужно собрать на контрагента максимально полное досье. Набор исследуемой информации фиксируется в положении о проверке контрагентов на благонадёжность. На основании такого чек-листа сотрудник, который будет отвечать за анализ сведений, не упустит ничего важного.

Запрос документов у партнёра

Начать стоит с получения материалов непосредственно от представителей контрагента. В базовый объём документации, которую необходимо запросить, входят:

• учредительные документы (устав, протокол собрания участников о создании юрлица, приказ о назначении директора, его паспорт и др.);
• свидетельства ИНН и ОГРН;
• доверенность, подтверждающая полномочия сотрудника, который будет подписывать договор, и его паспорт;
• бухгалтерская и налоговая отчётность;
• разрешительная документация;
• документы, подтверждающие права организации на юридический и фактический адреса (договор аренды, выписка из ЕГРН);
• согласие общего собрания участников / акционеров на совершение сделки, если она считается крупной;
• материалы об имуществе контрагента;
• документы, подтверждающие численность и квалификацию персонала.

Если вы начинаете сотрудничество с ИП, первые два пункта будут другими: от предпринимателя потребуется его паспорт, свидетельства ИНН и ОГРНИП.

Что касается объёма запрашиваемой информации, тут следует придерживаться правила золотой середины. Разумеется, будущий партнёр не обязан отчитываться перед вами обо всех аспектах своей деятельности. Важно, чтобы он предоставил сведения о тех ресурсах и сотрудниках, которые будут взаимодействовать с вами. Если же он тянет время либо отказывается предоставить запрашиваемую информацию, это должно настораживать.

Также имеет значение масштаб сделки. Если вы планируете приобретать хозяйственные принадлежности, можно ограничиться минимальной оценкой. Другое дело, если вы намерены реализовывать совместный крупный проект или закупать у контрагента большие партии товаров с предоплатой. Тогда имеет смысл провести доскональное исследование.

В таком случае не стоит ограничиваться изучением документов. Рекомендуется посетить будущего партнёра, оценить, находится ли он по фактическому адресу, а также как налажена работа на его территории. Зафиксировать результаты выезда можно фотоотчётом.

Во внутренних правилах проверки контрагентов должен фигурировать точный список сведений, которые обязан запросить ответственный сотрудник.

Есть много общедоступных ресурсов, с помощью которых можно проверить полученные от контрагента сведения и собрать недостающую информацию. К числу самых популярных относятся:

1. Сервисы ФНС:
• онлайн-база данных из ЕГРЮЛ;
• бухгалтерская (финансовая) отчётность;
• прозрачный бизнес;
• задолженности по налогам;
• налоговый калькулятор;
• реестр дисквалифицированных лиц.
2. Картотека арбитражных дел.
3. Реестр фактов о деятельности юрлиц.
4. Онлайн-реестр ЕФРСБ со сведениями о банкротствах.
5. Сайт ФССП (банк данных исполнительных производств).
6. Реестр инспекций прокуратуры.
7. Реестр недобросовестных поставщиков по госконтрактам.
8. Вестник госрегистрации.
9. Сайт контрагента, а также интернет-площадки связанных с ним организаций.

Кроме того, на рынке представлены платные сервисы, например «Контур» или «Спарк».

Все источники нужно перечислить в инструкции по проверке контрагентов на благонадёжность с образцами результатов, которые должны быть получены ответственным сотрудником.

При сборе сведений о деловом партнёре необходимо учитывать требования:

• ФЗ «О персональных данных» № 152;
• ФЗ «О коммерческой тайне» № 98.

В частности, чтобы на законных основаниях получать паспортные данные руководителя контрагента и других его представителей, они должны предоставить своё письменное согласие.

Конфиденциальная информация, полученная от её владельца, должна храниться в особом режиме, не допускающем утечки, поскольку это чревато привлечением вашей компании к ответственности. Конкретные меры по сохранности полученных данных стоит перечислить в положении о проверке контрагентов.

Когда вы определились с деталями процедуры проверки контрагентов, нужно подробно описать их в письменном виде. Унифицированного образца регламента проверки контрагентов не существует, его содержание каждая организация определяет самостоятельно. Основные вопросы, которые рекомендуется отразить в документе:

1. Критерии, по которым определяется необходимость и объём исследования (например, в привязке к предполагаемым суммам договоров или типу сделки). Если пул ваших партнёров разнообразен, имеет смысл выделить несколько уровней исследования в зависимости от масштабов сотрудничества: упрощённый, стандартный, углублённый.
2. Ответственные за сбор информации и проведение анализа сотрудники (или отделы) и распределение обязанностей между ними.
3. Используемые для оценки источники информации.
4. Перечень сведений и документов, которые необходимо запросить у контрагента и найти в независимых источниках.
5. Порядок анализа и способ фиксации его результатов. В частности, это может быть отчёт, составленный в стандартной форме. К нему ответственный сотрудник должен в соответствии с инструкцией прилагать:
• копии проанализированных документов;
• скриншоты с сайтов;
• распечатку переписки с контрагентом по вопросам проверки; 
• фото, сделанные во время выездного мероприятия;
• пояснительную записку, если какие-то сведения получить не удалось.

Все указанные материалы должны быть скомпонованы в единое досье.

6. Сроки проведения анализа.
7. Порядок принятия решения по итогам проверки, в том числе об отказе от сотрудничества, если организация её не прошла.
8. Периодичность повторного исследования контрагентов по действующим договорам.
9. Место, способ и период хранения сформированных досье.
10. Ответственные за сохранность персональных данных и конфиденциальной информации контрагента.

Готовую инструкцию нужно ввести в действие для сотрудников, издав приказ о проверке контрагентов и ознакомив персонал с ее положениями под подпись.

В течение какого времени ответственные сотрудники должны проводить проверочные мероприятия? Определить в течение какого времени ответственные сотрудники должны проводить проверочные мероприятия можно, учитывая их численность и загрузки, а также количества заключаемых вашей компанией сделок. С момента получения всех необходимых исходных данных, для анализа юридического лица, как правило, достаточно 2–5 рабочих дней. Но можно ввести более гибкую систему:

• Разделить этапы на быструю первичную проверку (1–2 дня) и более углублённую (5 и более дней).
• Установить разные сроки изучения организаций в привязке к их степени значимости для вашей компании: минимум — для разовых договоров на небольшие суммы, максимум — для стратегически важных партнёров.
• Предусмотреть возможность заключения срочных контрактов до завершения полного анализа, по итогам экспресс-оценки, с последующим отслеживанием результата для принятия решения о продолжении сотрудничества.

Кроме того, необходимо внедрить правила хранения собранных документов. Если ваше предприятие заключает много сделок, может потребоваться отдельный архив. Определяя длительность хранения информации, необходимо помнить:

• о сроках исковой давности в гражданских и уголовных процессах;
• о положениях ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402, согласно которому отчётность должна сохраняться в компании как минимум 5 лет.

На уровне законодательства требования о внедрении такого регламента нет. Соответственно, вам не грозят санкции от контролирующих органов за то, что вы не проверяете своих поставщиков, подрядчиков и заказчиков. Другое дело, если налоговая инспекция в ходе проверки придёт к выводам о фиктивности вашего делового партнера. Это чревато увеличением налоговой нагрузки для вашей компании.

Сотрудничество с недобросовестным контрагентом рискованно и по многим другим причинам, а безнадёжная «дебиторка» может болезненно ударить по бизнесу. Если вы всё-таки оказались в подобной ситуации, обращайтесь к профессионалам. ООО ПКО «ЭОС» — эксперт по работе с просроченной дебиторской задолженностью. Компания оказывает эффективную помощь по взысканию долгов в досудебном и судебном порядке.