Как не дать контрагенту вам задолжать?

Дебиторской задолженностью (ДЗ) называются долги, которые возникают у других компаний, клиентов или государства перед предприятием. Сама по себе дебиторская задолженность — абсолютно нормальное явление, но только до тех пор, пока из рабочей она не превращается в просроченную.

Если не принимать эффективных мер по возврату просроченной ДЗ, она может перерасти в безнадежный долг и стать угрозой для финансового состояния компании. Разберёмся в причинах появления просроченной ДЗ и методах борьбы с проблемными долгами и управления рисками.

Сама по себе ДЗ проистекает из повседневной экономической деятельности компании. Товар поставляется на рынок и часть покупателей (контрагентов) могут оплачивать полученный товар (услугу) с отсрочкой платежа. Срок отсрочки, как правило, устанавливается для каждого контрагента индивидуально и, если оплата поступает вовремя, ДЗ не является проблемной и не вызывает опасений.

А вот один из самых простых сценариев возникновения проблемной ДЗ выглядит так: ваше предприятие выполнило свои обязательства (перечислило авансовый платеж за товар), в то время как контрагент — нет (не поставил товар согласно договору). В результате у вашей компании появляется проблемная дебиторская задолженность, а у контрагента — кредиторская. Принято считать, что дата исполнения обязательств субъектом бизнеса перед контрагентом является моментом возникновения дебиторской задолженности. Именно с нее начинается отсчет срока ответного обязательства.

Дебиторская задолженность делится на виды:

• краткосрочная (погашается в течение года с момента заключения договора) и долгосрочная (срок погашения — более года);
• нормальная (срок платежа не наступил) и просроченная (сроки погашения долгов истекли);
• сомнительная (не обеспеченная залогом, гарантией или поручительством) и безнадежная (с истекшим сроком исковой давности, ее взыскать невозможно).

Также можно классифицировать по источникам возникновения задолженности. Она может появиться:

• у покупателей или клиентов по договорам подряда/поставки. Таким контрагентам предприятие дало отсрочку платежа после того, как они приобрели товар или услугу;
• у поставщиков, которые не могут в срок отгрузить товар с внесенной предоплатой. Такие контрагенты, как правило, работают с предприятиями по авансовым платежам в счет последующих поставок;
• у учредителей (остается неоплаченной их доля в уставном капитале);
• у работников — при выдаче предприятием займа;
• у государства — при переплате по налогам.

Компаниям с дебиторской задолженностью рекомендуют сформировать реестр ее старения и регулярно его обновлять. В список нужно внести всех контрагентов с долгами перед предприятием. Проблемных контрагентов, просрочивших уплату, — выделить в отдельную графу «Просроченные». Подобный реестр поможет в дальнейшем учете.

Оборачиваемости дебиторской задолженности (ОДЗ) — это срок, за который должники погашают свои долги. Это один из главных показателей для оценки эффективности управления дебиторской задолженностью, который необходимо пересчитывать ежемесячно. Его рассчитывают по формуле:

ОДЗ = Т / (В / СДЗ), где

• Т — период времени (в днях), по которому рассчитывается ОДЗ;
• В — выручка, полученная за срок, принятый в показателе Т;
• СДЗ — средняя дебиторская задолженность за тот же срок.

Пример

Рассмотрим пример: размер выручки предприятия за квартал (90 дней) составляет 100 млн рублей. СДЗ за те же 90 дней составила 20 млн рублей. ОДЗ вычислим, подставив данные в формулу:

ОДЗ = 90 дн. / (100 млн руб. / 20 млн руб.) = 18 дней

Таким образом, деньги за продукцию поступают на предприятие спустя 18 дней с того момента, как она будет отгружена.

Стоит отметить, что каких-либо нормативов по ОДЗ не существует. Идеальной считается ситуация, когда она сводится к нулю. Это возможно, если предприятие работает по предоплате. Но при жесткой конкуренции в период кризиса это часто бывает невозможно. Всегда найдутся те, кто готов предложить вариант отсрочки.

Показатель отношения СДЗ к выручке и активам баланса необходимо рассчитывать ежемесячно, как и ОДЗ. Следует стремиться к тому, чтобы они ежемесячно уменьшались.

Иногда, работая над снижением дебиторской задолженности, предприятие забывает работать с кредиторской задолженностью. А это недопустимо. Специалисты считают, что СДЗ должна превышать СКЗ (среднюю кредиторскую задолженность) приблизительно в 1,1–1,2 раза. Так, если на предприятии СКЗ — 5 млн рублей, то идеально, если СДЗ за тот же срок не превысит 5,5–6,0 млн рублей.

СДЗ и СКЗ должны сопоставляться по срокам. Для этого следует составить реестр старения кредиторской задолженности. Это необходимо сделать, чтобы своевременно погашать кредиторскую задолженность за счет возврата долгов по ДЗ. Компания может отклониться от предложенного варианта, если у нее значительные запасы легко реализуемой продукции. Тогда кредитная задолженность может погашаться за счет выручки, полученной от реализации продукции.

Вышеперечисленные коэффициенты следует анализировать как в целом по бизнесу, так и по каждому отдельному направлению: группам продукции, регионам, специалистам и т. п. Если сделать расчеты соотношения СДЗ к выручке в географическом разрезе, станет очевидно, в каких регионах контрагенты готовы сотрудничать с минимальной отсрочкой платежа, а в каких — с более высокой.

Завышенные показатели говорят о замораживании денежных средств. Перспективнее работать в регионах с минимальной отсрочкой из-за быстрого возврата вложенных денежных средств. А значит, отделу продаж следует направить усилия на расширение клиентской базы именно в этих регионах.

Рассмотрим предупредительные меры, которые позволят не допустить безнадежной задолженности на предприятии.

Проверка платежеспособности контрагента

Легче всего управлять задолженностью еще до ее появления. Это следует сделать в момент заключения договоров с новыми контрагентами. Резонно проверять каждого контрагента, претендующего на сотрудничество на условиях отсрочки. Причем желательно, чтобы проверка была по примеру финансовых организаций, принимающих решение о выдаче кредита.

Проверить контрагентов можно через специальные сервисы, с помощью которых делается заключение о надежности потенциального клиента: картотека арбитражных дел, Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юрлиц, сервис ФНС «Прозрачный бизнес». Если предприятие хочет провести проверку собственными силами, необходимо проверить бухгалтерский баланс потенциального клиента. По этим данным можно вычислить показатели, которые могут дать оценку его платежеспособности:

• КБЛ — коэффициент быстрой ликвидности. Представляет собой отношение суммы дебиторской задолженности и денежных средств к краткосрочным обязательствам: КБЛ = (ДЗ + деньги) / (КЗ + краткосрочные кредиты + прочие долги). Существует норматив для КБЛ: он может составлять от 0,7 до 1,0. Это означает, что денежных средств и ДЗ проверяемого предприятия будет достаточно, чтобы погасить текущую задолженность;
• КТЛ — коэффициент текущей ликвидности, отличающийся от предыдущего тем, что к сумме ДЗ и Денежных средств прибавляются запасы:

КТЛ = (ДЗ + деньги +запасы) / (КЗ + краткосрочные кредиты + прочие долги).

Для КТЛ также существует норматив — 1,5–2,5, означающий, что долги контрагента в 1,5–2,5 раза перекрываются деньгами, дебиторской задолженностью и запасами.

Коэффициенты КБЛ и КТЛ нужно рассчитывать минимум за три отчетных периода (за три года). Только в этом случае прояснится динамика изменения платежеспособности компании-контрагента. Это подскажет, как будут развиваться события в дальнейшем.

Прогнозирование сроков инкассации

Погашение задолженности можно спрогнозировать, основываясь на коэффициенте инкассации. Перед проведением прогноза нужно сгруппировать дебиторов, исходя из поставленной задачи:

• по источнику появления долгов;
• условиям исполнения обязательств, прописанных в договоре;
• объемам закупок и продаж;
• географии покупателей и поставщиков.

Если должников немного, можно проводить расчет по отдельным фирмам, либо делать анализ больших групп, если контрагентов большое количество. Коэффициент инкассации определяет долю оплаты, которая была получена в конкретный промежуток времени отгрузки продукции. Получается, что компания производит инкассацию средств от контрагентов-должников.

Коэффициент инкассации вычисляется по формуле:

КИ = Поступившие платежи в счет оплаты ранее сформировавшейся ДЗ за период / размер ДЗ на начало этого периода.

Поступление денег в отчетном периоде = поступившие платежи в счет оплаты ранее сформировавшейся ДЗ + пришедшие платежи по вновь осуществленным отгрузкам и авансовые платежи.

Если дебиторская задолженность будет полностью погашена в течение анализируемого периода, коэффициент принимает значение 100 %.

Разработка специальных условий договоров

Предприятие должно разработать специальные условия для каждого договора и контрагента. Для такой сделки необходимо устанавливать:

• сроки выполнения обязательств обеими сторонами;
• график платежей;
• условия предоставления отсрочки;
• перечень штрафных санкций в случае просрочки оплаты, ненадлежащее и неполное выполнение условий договора.

Компания должна разработать также правила предоставления отсрочки. Они могут зависеть от продолжительности сотрудничества с контрагентом.

Например, отсрочка может предоставляться на условиях:

• до 6 месяцев сотрудничества — не предусмотрена. Работа по полной предоплате;
• от 6 до 12 месяцев — максимальный размер отсрочки — 30 % от суммы отгрузки;
• от 12 до 24 месяцев — максимальный размер отсрочки — 50 %;
• более 24 месяцев — отсрочка может составлять более 50 %.

Условия сотрудничества должны разрабатывать юристы. Важно, чтобы правила были сформулированы настолько грамотно, чтобы контрагенту было крайне невыгодно становиться должником.